Źródło: Pinkerton Polska

Prowadzenie działalności biznesowej zawsze obarczone jest pewnym ryzykiem. W zależności od branży, działań konkurencji, otoczenia czy też indywidualnych cech samego przedsiębiorcy, może być ono mniejsze lub większe. Kluczowe dla odniesienia sukcesu jest odpowiednie bilansowanie ponoszonego ryzyka tak, aby w pełni wykorzystywać wszystkie pojawiające się szanse, nie narażając się przy tym na zbędne straty. Wielu przedsiębiorców wciąż czeka na swój kontrakt życia, który pozwoli im osiągnąć upragnioną stabilność finansową i wymierny sukces w oczach otoczenia. Z takim nastawieniem bardzo łatwo wpaść jednak w pułapkę. Szansa, na którą czekają może okazać się zagrożeniem, a wielkie zlecenie – zwykłym oszustwem. W biznesie, niezależnie od jego skali, bezwzględnie należy trzymać się zasady ograniczonego zaufania. Naturalnym jest, że w każdą transakcję angażujemy się z myślą o zyskach, ale należy brać pod uwagę także potencjalne straty. Nie istnieją działania, które nie są obarczone ryzykiem. Kluczem jest jednak jego minimalizacja. Szczególną sytuację stanowi moment rozpoczęcia współpracy z nowym partnerem biznesowym. Jednym z elementów dobrej praktyki oraz mechanizmem służącym minimalizowaniu ryzyka jest weryfikacji potencjalnych kontrahentów. Polega ona na kompleksowym sprawdzeniu wiarygodności partnera biznesowego. Pozwala mieć pewność, że nasz zleceniodawca lub współpracownik jest tym, za kogo się podaje, a sytuacja finansowe jego lub jego firmy gwarantują wypłacalność. Jest to prosty sposób na uniknięcie wielu problemów i ich konsekwencji, a co za tym idzie, zabezpieczenie własnych interesów. Sposobów oszustwa, którego celem jest wyłudzenie dużych sum pieniędzy lub innych dóbr, skompromitowanie przedsiębiorstwa czy też próba niezapłacenia za wykonaną usługę, jest wiele. Jednym z nich jest zakładanie zupełnie fikcyjnych firm, które nie funkcjonują w żadnym rejestrze. Często jednak przypominają autentyczne podmioty gospodarcze czy to pod względem adresu rejestrowego, czy nazwy. Zdarza się także podszywanie się pod firmy zagraniczne, które przez wielu przedsiębiorców już z samego założenia traktowane są, jako bardziej wiarygodne i przede wszystkim bogatsze, a zatem mogą zapłacić więcej za wykonane zlecenie. Niestety, wielu przedsiębiorców ma problem z weryfikacją zagranicznych kontrahentów, zwłaszcza tych spoza Unii Europejskiej. Często nie znamy właściwych rejestrów, pewien problem stanowi także bariera językowa. Boimy się także spłoszenia takiego klienta i staramy się obchodzić z nim w wyjątkowo delikatny sposób. Szczególnie niebezpieczne są oszustwa, do których przeprowadzenia wykorzystywany jest wizerunek dużej, znanej i szanowanej firmy. Kiedy do przedsiębiorcy zgłasza się osoba przedstawiająca się, jako przedstawiciel takiego właśnie podmiotu, zazwyczaj nie wzbudza żadnego podejrzenia. Zwłaszcza, gdy posiada wizytówkę, oficjalny adres e-mail firmy (istnieją programy, które pozwalają podszyć się pod niemal dowolny adres) czy papier firmowy, na którym składa intratne zamówienie. Ten rodzaj oszustwa zagraża nie tylko przedsiębiorcy, w którego bezpośrednio uderza, ale także reputacji firmy, która jest wykorzystana jako „haczyk”. Niestety pojedyncze sprawdzenie kontrahenta, z którym rozpoczynamy stałą współpracę nie stanowi gwarancji, że nie staniemy się ofiarą oszustwa. Nawet najbardziej zaufany partner biznesowy postawiony w sytuacji trudnej, może zdecydować się na świadome działanie przeciwko firmom, z którymi współpracuje. Dlatego równie ważne, co weryfikowanie kontrahentów okazuje się bieżące monitorowanie ich kondycji finansowej i ogólnej sytuacji na rynku. Warto wiedzieć jak przedstawia się sytuacja danego podmiotu, np. jeśli chcemy renegocjować warunki zawartej umowy lub przyjąć od niego nietypowe zlecenie. Istnieje wiele narzędzi, za pomocą których można sprawdzić kontrahenta. Różnią się one zakresem informacji, które możemy uzyskać, dostępnością oraz ceną za korzystanie z nich. Kluczem do sukcesu całego procesu jest jednak kompleksowość, którą zapewnia tylko wykorzystanie wszystkich lub prawie wszystkich źródeł informacji. Pierwszym krokiem powinno być zawsze sprawdzenie aktualnych zapisów w ogólnodostępnych bazach danych, tj. Krajowy Rejestr Sądowy, Baza REGON czy Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej. Dane w nich zawarte potwierdzają istnienie danej firmy. Można się z nich dowiedzieć także o reprezentacji podmiotu, czyli tego kto może w jego imieniu podpisywać najważniejsze umowy i inne zobowiązania. Warto sprawdzać także informację o zadłużeniu firmy. Na rynku funkcjonuje co najmniej kilka platforma służących do weryfikacji tego parametru, tj. Krajowy Rejestr Długów Biuro Informacji Gospodarczej, Biuro Informacji Gospodarczej InfoMonitor S.A., Biuro Informacji Kredytowej czy portal Długi.info. Niestety, brakuje jednej bazy danych, w której można dokonać kompleksowego sprawdzenia. Z każdym z podmiotów wyszczególnionych powyżej należy kontaktować się indywidualnie i podpisywać oddzielne umowy. Poświęcając tym samym swój czas i pieniądze. Dobrym rozwiązaniem jest współpraca z wyspecjalizowaną w zakresie wywiadu gospodarczego firmą zewnętrzną. Na rynku istnieje wiele tego typu podmiotów, mają doświadczenie, dostęp do wielu baz danych, a jednocześnie, dzięki uprawnieniom detektywistycznym, mogą wykorzystywać inne narzędzie, niedostępne dla osób prywatnych. Często okazuje się, że ogólnodostępne informacje to za mało, aby wykryć wprawionego oszusta, który potrafi długo pracować na dobrą reputację i zaufanie, tych których chce okraść. Wywiadownie gospodarcze, oprócz zwykłego sprawdzenia podmiotu w ogólnodostępnych bazach wykonują także szereg czynności dodatkowych, które pozwalają wykryć nawet najbardziej wyrafinowaną próbę oszustwa. Są w stanie wskazać rzeczywiste miejsce wykonywania działalności gospodarczej, przeanalizować dokumentację podatkową i rozliczeniową czy pozyskać opinie od aktualnych i byłych kontrahentów. Ciekawym narzędziem jest media research, czyli zbadanie obecności danej osoby lub firmy, którą reprezentuje, w sieci. Wprawionemu researcherowi pozwala on dotrzeć do danych, których kontrahent sam by nie ujawnił. Pomocne okazuje się także gruntowne sprawdzenie powiązań kapitałowo-osobowych występujących w danej firmie. Można w ten sposób łatwo sprawdzić, czy osoba, która zgłasza się do nas, jako nasz potencjalny klient nie jest bezpośrednio lub pośrednio (np. poprzez innego członka rodziny) związana z firmą konkurencyjną. W wielu sytuacjach przydatne okazuje się ustalenie majątku podmiotu, z których chcemy rozpocząć współpracę. Wyspecjalizowane firmy zajmujące się tego typu działalnością są w stanie ustalić i zlokalizować posiadane nieruchomości i ruchomości (pojazdy, maszyny budowlane, itp.). Z przeprowadzonych działań klienci otrzymują kompleksowy raport, który zawiera opis stanu faktycznego, rekomendację oraz prognozę dotyczącą wywiązywania się z przyszłych zobowiązań. Wszystko to przy zachowaniu absolutnej dyskrecji. W teorii przy poniesieniu stosunkowo niewielkich kosztów można uchronić się przed ogromnymi stratami finansowymi i reputacyjnymi. Jak jednak wygląda praktyka wśród polskich przedsiębiorców? Z badań przeprowadzonych przez portal „Rzetelna Firma”, w których brało udział ponad 1000 przedsiębiorców z różnych branż, wynika że prawie 86% z nich spotkało się z przejawami nierzetelności ze strony swoich kontrahentów, z czego aż 22% z nich spotyka się z tym często. 80% badanych przyznało, że zdarzyło im się stracić pieniądze lub inne dobra, dlatego że klient nie wywiązał się z umowy. Dla 36% badanych była to strata większa niż 1 000 zł, 33% straciło ponad 20 000 zł. Zaskakuje jednak fakt, że aż 26% firm w ogóle nie sprawdza swoich potencjalnych kontrahentów. Wyraźnie widać, że nie robią tego nawet ci, którzy spotkali się z oszustwem. 36% badanych przedsiębiorców decyduje się na sprawdzenie rzetelności tylko w przypadku kluczowych dla firmy kontraktów. Z przeprowadzonych badań wynika, że połowa przedsiębiorców nie weryfikuje potencjalnych kontrahentów, bo ufa swoim partnerom biznesowym. Prawie 19% nie widzi sensu wprowadzania takiej procedury do swojej praktyki biznesowej, a 16% nie wie, jak może to zrobić. Kolejnym 15% szkoda czasu na takie działania. Korzyści płynące z weryfikacji w perspektywie długofalowej mogą znacząco przewyższyć poniesione nakłady finansowe i czasowe (zwłaszcza, gdy działania zostaną zlecone firmie zewnętrznej). Przede wszystkim pozwoli to uniknąć strat finansowych i wizerunkowych. To pierwszy i najważniejszy argument. Badania wskazują, że 85% przedsiębiorców uważa, ze nieterminowe regulowanie płatności stanowi jedną z głównych przeszkód w ich rozwoju. Wdrożenie procedury sprawdzającej pozwala także z większym zaufaniem podejść do potencjalnego klienta. Łatwiej wtedy wynegocjować dla siebie lepsze warunki czy nawet zgodzić się na pewne ryzyko. Najważniejsza jest bowiem pełna świadomość podejmowanych działań. Wielu przedsiębiorców obawia się, że ich potencjalny kontrahent przestraszy się weryfikacji lub zniechęci go przeciągająca się procedura. Nic bardziej mylnego. Rzetelny przedsiębiorca wręcz doceni fakt, że nawiązuje współpracę ze świadomym partnerem, który racjonalnie ocenia ryzyko, korzystając przy tym z nowoczesnych narzędzi. Podnosi to wiarygodność nie tylko podmiotu weryfikowanego, ale także weryfikującego. Korzyść jest obopólna. Wielu przedsiębiorcom, którym do tej pory udało się uniknąć problemów z nierzetelnymi kontrahentami, wydaje się, że wszelkie procedury związane z weryfikacją partnerów biznesowych to zbędny kłopot i niepotrzebny wydatek. Jest to często kwestią podejścia, w którym zakładamy, że to, co złe nas nie dotyczy. Ważne są tu także doświadczenia najbliższego otoczenia biznesowego i ogólnie przyjęta praktyka w branży. Jednak na spotkanie oszusta narażony jest każdy. Znacznie bezpieczniej jest być świadomym przedsiębiorcą, który sam decyduje o swoim losie, zamiast trwać w błędnych przekonaniach. Włączenie do swoich standardowych procedur weryfikacji partnerów biznesowych to gwarancja sukcesu i najpewniejszy sposób na uniknięcie poważnych strat.